¿Cómo planificar un evento de networking?

A la hora de la planificación de eventos de networking seguramente desearás escoger un lugar donde pueda entrar cómodamente tu grupo y además brindar algo a los que asisten con la finalidad de incrementar el número de visitantes. Debes recordar ofrecerles bebida y comida, recibir las tarjetas de visitas en la entrada, haber seleccionado una buena música y mantener despierto el interés de la gente hasta que finalice el evento.

En la mayoría de las veces, las personas saben lo que deben hacer en este tipo de eventos: hablar con los demás que están presentes en la habitación. Tú lo único que tienes que hacer es tratar de conseguir que sea más sencilla la interacción y la realización de las rondas. 

Pasos para preparar el evento

Selecciona el lugar. Para una buena planificación de eventos el lugar deberá ser lo suficientemente amplio para tu grupo de asistentes, contar con una amplia área para que las personas se mezclen entre ellos y deberás captar la atención por sí mismo. Los lugares que resultan ideales son los sitios como las galerías de arte, teatros, hoteles de propiedad privada y tiendas que brindan productos locales.

Arregla los detalles con el anfitrión. Es recomendable que preguntes al anfitrión si puede ofrecer bebida y comida. En caso contrario, lo recomendable es contratar alguna empresa de catering, restaurantes y tiendas de bebidas alcohólicas. Pregunta si están dispuestos a donar los bienes o servicios para tu evento. En caso de que éste sea compatible con alguna causa en particular puedes explicar cómo su donativo ayuda a la recaudación de los fondos para la causa.

Dona un premio. También puedes preguntar al anfitrión si está interesado en donar algún premio. En caso de un teatro podría ofrecer 4 entradas para un próximo show por ejemplo. Igualmente tienes la posibilidad de ver si tu empresa tiene algún tipo de regalo que haya quedado de pasados eventos. Los visitantes sentirán que se van con algo de buen valor que si salen con las manos vacías.

Promociona tu evento. Realiza el anuncio de tu evento en algún periódico local, en el sitio web de tu compañía y a través de los correos electrónicos de forma masiva a las personas potencialmente interesadas.

Realiza el registro de tus invitados. Podrás permitir el registro previo a tu evento vía telefónica o correo electrónico. Puedes decidir el tipo de pago a aceptar y mantener una lista de registro organizada, donde se indique quiénes se han registrado, el nombre de sus compañías, si paga por adelantado y la forma de pago. Si dejas entrar invitados que se inscriban y realicen el pago en la puerta, puedes dejar espacio en la lista de inscripción para los asistentes de última hora. 

Instrucciones durante el evento

Capta la atención de los asistentes. Consigue llamar la atención de tus asistentes. Coloca signos a los visitantes en la dirección correcta y en la entrada de ser necesario.

Recolecta el pago. Esta tarea la puede manejar de una a dos personas, realizar los recibos cuando los soliciten y verificar a las personas que entren.

Recibe las tarjetas de visita para el premio. En el momento en que tengas la atención de tus invitados, puedes contarles un poco más sobre el evento, el organizador o acerca de tu empresa.

Coloca etiquetas con nombres. Coloca los nombres por orden alfabético por apellido. Los invitados tienen la opción de decidir si utilizar uno. Para los que realicen el pago en la puerta, procura tener etiquetas de nombre en blanco así como marcadores mágicos para que puedan hacer uno por ellos mismos.

Distribuye la comida. Distribuye la comida por toda la sala de eventos o contrata camareros para que puedan hacerlo. Las bebidas las puedes ofrecer en la barra que puede estar localizada en el centro del salón.

Permite la interacción de tus invitados. Posibilita que tus invitados se mezclen entre ellos, únete a sus conversaciones pero sin intentar dirigirlos. Deberás estar siempre disponible para dar respuesta a las preguntas que hagan sobre tu compañía y otros eventos. Asimismo, recuerda a los asistentes que dejen sus tarjetas de visita para poder participar en el sorteo del premio.

Continua con tu programa. Si tu evento solamente será para networking, es tu oportunidad de presentarte. Agradece a tus invitados por asistir, al anfitrión, así como cualquier otra persona que te haya asesorado en la coordinación del evento. Si tu programa incluye algo más, deberás explicar el plan de la tarde.

Elige al ganador. Con las tarjetas de visitas de tus invitados selecciona al ganador o a los ganadores del premio. Éste deberá presentarse para recibirlo.

Finaliza el evento. Si cuentas con una hora establecida para finalizar el evento, generalmente se reducirá. Si empiezas a ordenar y limpiar, las personas se darán cuenta. En caso contrario, puedes agradecerles nuevamente por su asistencia.

 Ofrece los últimos servicios. No te vayas inmediatamente. Ofrece la opción de llamar un taxi para las personas que prefieran no conducir hasta sus casas o que no tengan algún vehículo. Si el lugar cuenta con un servicio de auto-parking asegúrate de que hayan recibido un buen servicio.

Limpia y ordena el lugar. Deja el sitio tan limpio y ordenado como estaba cuando llegaste.

Estos son algunos pasos que deberás seguir para la planificación de eventos, específicamente para llevar a cabo un evento netamente de networking. Si necesitas asesoría para poder llevarlo a cabo, contacta con expertos profesionales en la organización de cualquier clase de eventos.